Wat gaan we doen?
De ambitie in Ede is hoog. Een ambitie die past bij een grote gemeente, maar ook een hoge werkdruk oplegt aan de ambtelijke organisatie. Een hoge werkdruk die wordt veroorzaakt door te veel werk. Tevens vraagt de veranderende rol van de overheid tijd (capaciteit), zorgvuldigheid, openheid en transparantie voor alle geledingen. Burgerparticipatie, wijkgericht werken, ruimte voor initiatief en co-creëren leidt tot hogere betrokkenheid van burgers. Het stelt ook andere eisen aan de organisatie en zorgt in deze fase niet voor minder werk.

Als gevolg van werkdruk zijn naar verhouding veel voorstellen ingediend om de formatie tijdelijk of structureel uit te breiden. Om de werkdruk te verminderen en ontwikkeling van de organisatie te faciliteren stellen we voor aanvullende middelen toe te voegen en de onderstaande acties uit te voeren.

Invoeren opgave gestuurd werken
Wij voeren een integrale planningsmethodiek in, waarmee de beschikbare capaciteit en de gewenste capaciteit aan elkaar gekoppeld worden. Eventuele tekorten aan capaciteit worden qua prioriteit afgewogen aan het begin van het jaar. Voor de zaken die niet kunnen worden uitgevoerd wordt een onderbouwde afweging gemaakt. Nu wordt veelal achteraf geconstateerd dat het niet gelukt is bepaalde werkzaamheden uit te voeren.

Kwaliteitsimpuls in de organisatie
Niet alle organisatieonderdelen zijn in staat de noodzakelijke kwaliteit te leveren die past bij de huidige ontwikkeling van de gemeente Ede. Een kwaliteitsimpuls in de organisatie leidt tot een structurele oplossing voor de kwaliteitsvraag. Om deze kwaliteitsimpuls daadwerkelijk te kunnen uitvoeren moet eerst een duidelijk beeld gevormd worden van de gewenste versus de beschikbare kwaliteit.

De basis verder op orde brengen
In de afgelopen jaren is veel aandacht besteed aan het op orde brengen van de basis. Dat werk is in tegenstelling tot eerdere verwachtingen niet afgerond. Voor een deel ligt dat aan steeds veranderende kwaliteitseisen vanuit de andere overheden waaraan de gemeente moet voldoen. De werkzaamheden vragen ook in de komende jaren veel inspanning.

Om deze drie acties uit te kunnen voert de organisatie in 2017 de volgende maatregelen uit:

1.   Centrale sturing op de formatie.

Opgave gestuurd werken vraagt om centrale sturing op de formatie. Flexibele inzet van capaciteit loopt door de hele organisatie heen.

2.   Kwaliteitsimpuls van de sturing op formatie en werkzaamheden.

Wij voeren een sturingssysteem in waarmee aan de voorkant keuzes kunnen worden gemaakt. Zo kan optimaal gebruik worden gemaakt van de flexibiliteit die de organisatie bij centrale sturing krijgt.

3.   Opnieuw formuleren van de uitgangspunten voor de flexibele schil van de formatie.

De huidige sturing op flexibiliteit binnen de organisatie op afdelingsniveau geeft niet het juiste resultaat. Herformulering van de uitgangspunten bij de flexibele schil van de organisatie is aan de orde. Mede in het licht van de naderende opheffing van de ambtelijke status. Doel is een nieuwe werkwijze ter realiseren. Uiteraard gaat terugdringen van een flexibele schil alleen als de arbeidsmarkt het mogelijk maakt voldoende kwalitatief personeel van de markt te halen om in dienst te komen van de gemeente.

Wat gaat het kosten?
Wegens de stijgende hoeveelheid werk door ambitie en autonome ontwikkelingen stellen we een structurele uitbreiding van € 1,35 miljoen voor. Daarnaast brengen we de structurele inzet van flexibele arbeidsvormen, zoals payroll en inhuur terug. De prijsverschillen tussen flexibele inzet en vaste inzet worden ingezet om werkdruk te verlagen.

Voor de verdere ontwikkeling van de organisatie, de kwaliteitsimpuls en het verder basis op orde brengen stellen we een incidentele jaarlijkse impuls in de jaren 2017, 2018 en 2019 van € 2 miljoen voor.
  bedragen x € 1.000

Overhead
Door de bezuinigingen van de afgelopen jaren is de organisatie kleiner geworden. Dit geldt ook voor de omvang van de overhead. De overheadkosten bestaan uit materiële en personele kosten. Onder de materiële kosten verstaan we onder andere gebouw, ICT-kosten, Werving en selectie. De personeelskosten betreffen de salariskosten van alle medewerkers in overheadfuncties.

Ondertussen groeit de organisatie en het begrotingstotaal weer, waar de omvang van de overhead achterblijft. Om te voorkomen in de komende jaren claims ter reparatie van de overhead in de P&C-cyclus staan kiezen we voor een methodiek waarbij de overhead evenredig meegroeit met de formatie van de organisatie. We laten de variabele kosten (materieel en personeel) meegroeien door een opslag op formatie binnen de organisatie.